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Fabienne Pouget
(450) 492-4104 # 231

Offre d'emploi


Adjointe administrative - Direction générale / Bureau du Maire

# de l'offre 2018-27690
Nom de l'entreprise Ville de Sainte-Anne-de-Bellevue
Description de l'entreprise La Ville de Sainte-Anne-de-Bellevue est située sur l’île de Montréal dans le secteur Ouest. Sainte-Anne-de-Bellevue compte près de cinquante employés et possède une population d’environ 5 000 habitants.
Titre du poste Adjointe administrative - Direction générale / Bureau du Maire
Nombre de personnes requises 1
Description de l'emploi Sous la responsabilité du directeur général, la personne titulaire du poste assurera les tâches générales de secrétariat ainsi que diverses tâches administratives de la direction générale et du bureau du Maire. Elle travaille en étroite collaboration avec la direction générale, le bureau du Maire, les membres du Conseil municipal, les services sous la responsabilité du directeur général.

Elle collaborera entre autres aux dossiers suivants :
1. Effectue le contrôle des dossiers administratifs auprès des divers services municipaux, surveille les échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits et fait rapport à son supérieur;
2. Assiste le directeur général et/ou le Maire dans la constitution des dossiers prioritaires de la Ville, assure la coordination des échéanciers et signale le dépassement d’échéance;
3. Effectue la traduction sommaire de documents du français à l’anglais et de l’anglais au français;
4. Effectue des travaux de recherches. Recueille et collige des données en provenance de diverses sources devant servir à rédiger des rapports, articles, discours, lettres, etc., à compléter des dossiers ou à fournir de l’information;
5. Exerce l’autorité, supervise, conseille et évalue l’ensemble du personnel de secrétariat de la Ville, relativement à la qualité documentaire, la production des rapports d’activités et du service d’accueil aux citoyens;
6. Coordonne et concilie l’agenda du directeur général et du Maire, voit à l’organisation matérielle des réunions, procède aux convocations et à la préparation des dossiers et des documents pertinents. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur;
7. Effectue diverses réservations pour les membres du Conseil tels que les congrès ainsi que diverses représentations externes;
8. Accueille les personnes se présentant à la direction et/ou au bureau du Maire, fournit des renseignements généraux concernant les directives, les activités et la réglementation et au besoin donne des explications ou des précisions;
9. Assiste la direction générale et le bureau du Maire dans diverses rencontres et activités générales et assure le soutien clérical s’y rattachant par la rédaction de comptes rendus;
10. Participe à la préparation budgétaire de la direction générale et du bureau du Maire et à son suivi et contrôle, signale les écarts observés;
11. Assume la rédaction de la correspondance, la réception du courrier, la prise d’appels téléphoniques, la gestion des courriels, la gestion des informations et des plaintes reliées à son champ d’activités pour la direction générale et le bureau du Maire;
12. Transmet à la direction générale un rapport trimestriel relatif aux suivis des plaintes et des détails des réponses;
13. Participe, lorsque requis, aux rencontres des divers comités;
14. Participe, lors de différentes rencontres et/ou réunion en l’absence du directeur général;
15. Réalise toute autre tâche connexe ou dévolue par la direction générale et le bureau du Maire.
Compétences requises Exigences

a) Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (DEC) en secrétariat ou l’équivalent;
b) Expérience pertinente minimale de 5 ans dans des fonctions connexes;
c) La connaissance du milieu municipal et / ou gouvernemental serait un atout;
d) Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
e) Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
f) Excellente capacité de rédaction;
g) Excellente connaissance (fonctions avancées) des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
h) Connaissance des logiciels de PG Solutions (un atout);
i) Expérience et habileté avec les médias sociaux et le contenu web.

Habiletés
• Sens politique
• Autonomie, sens de l’organisation, diplomatie et discrétion;
• Souci du détail et rigueur;
• Polyvalence, initiative
• Excellentes compétences en gestion du temps et des priorités;
• Créativité;
• Capacité à travailler avec le public;
• Bonnes aptitudes à créer des relations interpersonnelles.
Horaire Du lundi au jeudi de 8 h à 12 h et de 12 h 45 à 16 h 30 et le vendredi de 8 h à 12 h.
Salaire À Déterminer
Conditions Le salaire et les conditions de travail seront déterminés selon la politique en vigueur pour la rémunération des postes-cadres.
Date limite 2018-02-23
Personne à contacter Karine Asselin
Coordonnées Adresse : 109, rue Sainte-Anne
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